Reflowly brengt trajecten, uren, documenten en facturatie samen in één overzicht, zodat re-integratiebureaus geen tijd meer verliezen aan losse spreadsheets en Word-bestanden.
Reflowly is in de afrondende fase, officieel verkrijgbaar vanaf 1 januari 2027. Vraag de brochure aan en ontvang hem direct per e-mail.
Perceel 4: Persoonlijke coaching · Gemeente Norderveld
Ter illustratie: fictieve namen en cijfers.
Trajectinformatie verspreid over spreadsheets, e-mails en Word-documenten. Uren die achteraf worden gereconstrueerd. Rapportages die met knippen en plakken worden samengesteld. Reflowly brengt dit samen in één overzichtelijk systeem.
Reflowly is ontwikkeld door een re-integratie jobcoach die dagelijks zelf met trajecten, uren en rapportages werkte, en in samenwerking met een re-integratiebedrijf verder aangescherpt op de praktijk. Daardoor is Reflowly geen generieke tool die achteraf is "aangepast" aan de branche, maar software die vanaf de basis is gebouwd rond hoe een traject écht loopt: van intake tot afronding, met de trajecttypen, deadlines en rapportages die een coach dagelijks tegenkomt.
Van trajectbeheer tot facturatie: Reflowly ondersteunt het volledige proces.
Houd alle trajecten, percelen en voortgang per kandidaat overzichtelijk bij.
Registreer uren per traject en bewaak budgetten in real time.
Alle plannen van aanpak, rapportages en correspondentie op één plek.
Genereer facturen automatisch op basis van geregistreerde uren en afspraken.
Zie in één oogopslag welke trajecten aandacht nodig hebben.
Deel sjablonen en documenten binnen je team.
Genereer plannen van aanpak en periodieke rapportages direct als Word-document.
Beheer opdrachtgevers en contactpersonen naast je trajecten.
Voer trajecten uit voor meerdere opdrachtgevers, houd uren en documenten bij en factureer zonder gedoe.
Krijg inzicht in de voortgang van trajecten die namens jou worden uitgevoerd, zonder losse rapportages op te hoeven vragen.
Leg kandidaat, perceel en opdrachtgever vast.
Stel het plan samen en deel het met betrokkenen.
Houd voortgang en uren gedurende het traject bij.
Sluit het traject af en genereer de factuur automatisch.
Reflowly is flexibel in te richten op de trajectstructuur van elke opdrachtgever.
Veel re-integratiebureaus werken nu met een los Excel-overzicht, een gedeelde mappenstructuur (Drive/OneDrive) voor documenten, en aparte facturatie erbovenop. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Reflowly vervangt die losse onderdelen door één systeem.
Bij Excel + mapstructuren zit de voortgang in een spreadsheet, de documenten in een andere map, en de facturatie in weer een ander bestand. Die drie lopen in de praktijk altijd uit elkaar. In Reflowly hoort alles bij het dossier van de cliënt: traject, uren, documenten en facturen op één plek, altijd actueel.
Een Excel-lijst waarschuwt nooit uit zichzelf. Reflowly ziet automatisch een traject dat een deadline dreigt te missen, een cliënt waarmee lang geen contact is geweest, of een documentchecklist die te lang openstaat, en meldt dat in de inbox, in plaats van dat een coach het zelf moet checken.
In een gedeelde Drive-map met dossiers ziet iedereen met toegang alles. Bij Reflowly ziet een coach standaard alleen zijn eigen caseload, administratie ziet alles, en elke gevoelige actie (zoals een documentdownload) wordt gelogd: belangrijk bij privacygevoelige cliëntgegevens en AVG.
Geen planvanaanpak_v3_ECHT.docx meer die door meerdere mensen tegelijk bewerkt wordt. Eén systeem, real-time bijgewerkt: iedereen ziet dezelfde, actuele stand.
Een spreadsheet registreert alleen wát er is gebeurd, niet wát er nog moet gebeuren. Reflowly toont per traject-type precies welke stappen en documenten nog ontbreken, in plaats van dat iemand dat zelf moet onthouden of navragen.
Bedragen hoeven niet handmatig overgetypt te worden van een Excel-uren-overzicht naar een factuur. Die komt rechtstreeks uit de geregistreerde uren en trajectgegevens.
Bij een Blik op Werk- of ISO 9001-controle moet je kunnen aantonen dat procedures actueel zijn en dat gevoelige acties traceerbaar zijn. Met een Excel-lijst of mappenstructuur is dat achteraf reconstrueren; in Reflowly staat het er al klaar: revisiebewaking van procedures en volledige auditlogging van gevoelige acties.
Dagelijkse automatische back-ups, versleuteling onderweg én in rust (TLS / AES-256), en gehashte wachtwoorden: dat is met een gedeelde Excel- of Drive-map in de praktijk zelden goed geregeld.
Breid Reflowly uit met de modules die bij jouw bureau passen, vanaf €5 per maand per module.
Spreek gespreksverslagen en lange tekstvelden in plaats van te typen, direct vanuit de browser, gratis en zonder dat audio wordt opgeslagen of gedeeld. Werkt in Chrome en Edge.
Eén centrale plek voor procedures, protocollen en reglementen, met automatische revisiebewaking. Direct bruikbaar voor bureaus met een Blik op Werk- of ISO 9001-certificering.
Eén overzichtsscherm met alles wat aandacht nodig heeft: dreigende deadlines, kandidaten zonder recent contact en te lang openstaande documentchecklists.
Alle werkgever- en werknemerbeoordelingen van jobcoachingstrajecten overzichtelijk bij elkaar, ideaal voor het jaarlijkse UWV-onderzoek.
Een centrale documentenmediatheek, opgedeeld in submappen per tabblad, handig voor organisatiebrede sjablonen en naslagwerk.
Deel documenten en workflow-stappen binnen een traject-type op in sub-categorieën, elk met een eigen tabblad.
Reserveer ruimtes en plan afspraken vanuit hetzelfde systeem als de caseload, geen los agendapakket nodig.
Coaches stellen zelf in welke gemeentes zij bedienen; het systeem filtert daarop bij gemeente-specifieke traject-typen.
Coaches die als freelancer werken krijgen een eigen uitbetaalstatus per factuurregel, zodat pas wordt uitbetaald na ontvangst.
Deze modules staan al in het systeem, maar de functionaliteit is nog niet volledig af.
Een kandidaat kan een 2e- of 3e-spoor-traject krijgen naast een al lopend traject, zonder dat het vorige traject eerst hoeft te worden afgesloten.
Markeer een traject als ERD-verplichting: de (voormalige) werkgever blijft verantwoordelijk voor re-integratie na uitdiensttreding.
Leg resultaatafspraken per opdrachtgever vast en ontvang automatisch een herinnering zodra een overeenkomst binnen 60 dagen afloopt.
Geef een opdrachtgever een beveiligde, alleen-lezen link om zelf de voortgang van trajecten te volgen, zonder wachtwoord, altijd intrekbaar.
Dezelfde inspreekfunctie via een AI-spraakherkenningsdienst, ook bruikbaar in Firefox en Safari. Kleine meerprijs per minuut audio.
Alle prijzen zijn exclusief btw.
Onboarding wordt begeleid tegen €120 per uur (excl. btw). Hieronder ziet u precies wat daarin zit: een kleine organisatie is doorgaans sneller ingericht dan een grote, dus de kosten schalen mee met het aantal coaches, trajecten en gewenste modules. De uiteindelijke uren worden na de intake concreet ingeschat.
Kennismaking met de organisatie: welke opdrachtgevers (UWV/gemeente/verzekeraar), welke traject-typen, hoeveel coaches, welke modules relevant zijn en welke tarieven gelden.
Coach- en adminaccounts aanmaken, rollen instellen (coach / administratie / alleen-lezen), per coach eventueel een maximale caseload en modulebeperkingen.
Opdrachtgevers invoeren met contactpersonen, uurtarieven en facturatievoorwaarden per aanbieder.
De stappen en verplichte documenten per traject-type instellen, dit bepaalt straks precies wat er nog ontbreekt per dossier.
Bestaande cliënten en lopende trajecten overzetten, via bulk Excel-import of handmatig bij kleine aantallen.
Eén of twee sessies (apart voor coaches en administratie) waarin het systeem wordt doorlopen: dossier aanmaken, uren registreren, documenten uploaden, facturatie.
Een periode meelopen met échte dossiers, vragen beantwoorden en instellingen bijschaven voordat volledig wordt overgeschakeld.
Alle functies, modules, trajecttypen en prijzen overzichtelijk op een rij. Vul je e-mailadres in en download direct de brochure als PDF.
We gebruiken je e-mailadres uitsluitend om je op de hoogte te houden over Reflowly.
Reflowly is gebouwd voor re-integratiebureaus die trajecten uitvoeren voor opdrachtgevers zoals UWV, verzekeraars, werkgevers (eigenrisicodragers) en gemeenten.
Het basisabonnement kost €149 per maand inclusief 2 coaches. Een extra coach kost €25 per maand, een nieuwe cliënt €5 eenmalig plus €2 per maand zolang het traject loopt, en optionele modules vanaf €5 per maand per module.
Reflowly is in de afrondende fase en is officieel verkrijgbaar vanaf 1 januari 2027.
Reflowly ondersteunt trajecten vanuit UWV, verzekeraars, werkgevers/eigenrisicodragers en gemeenten, inclusief spoor 1/2/3-trajecten.
Ja. Reflowly werkt met dagelijkse back-ups, TLS- en AES-256-versleuteling, gehashte wachtwoorden, tweefactorauthenticatie (2FA), rolgebaseerde toegang en auditlogging, en ondersteunt Blik op Werk/ISO 9001- en ISO 27001-normen.
"We willen re-integratiebureaus eindelijk van hun spreadsheets afhelpen."
Het Reflowly-teamReflowly is in de afrondende fase en officieel verkrijgbaar vanaf 1 januari 2027. Vraag de brochure aan en ontvang hem direct per e-mail.